Privacyverklaring OMNI skaters

Wat is de AVG?
De AVG-wet beschermt onze privacy tegen misbruik van persoonsgegevens. AVG staat voor Algemene verordening gegevensbescherming.  Die gegevens zijn onder andere naam en adresgegevens. Voor OMNI skaters houdt dat in dat we niet zomaar zonder toestemming adresgegevens van de leden op de website of andere media mogen plaatsen.

Persoonsgegevens
Vereniging OMNI skaters verwerkt persoonsgegevens van:

  1. leden
  2. donateurs
  3. oud leden.

Zij allen hebben recht op inzage, een kopie van de gegevens, rectificatie, het wissen van de persoonsgegevens, beperking van de verwerking en het maken van bezwaar tegen de verwerking door dit verzoek aan de secretaris van de vereniging te richten.

Leden en donateurs
De volgende persoons gegevens worden verwerkt: NAW, telefoon, email, geboortedatum, de datum waarop men lid is geworden, geinde contributies/donaties, evt. declaraties, bankrekening (bij automatische incasso) interesse voor diverse activiteiten, functies binnen de vereniging, laatst online, datum laatste wijziging van persoonsgegevens, pasfoto, aanmeldingen voor trainingen, evenementen en toertochten, aantal views, gebruikersnaam, wachtwoord, foto’s van verenigingsactiviteiten. Dit alles met als doel communicatie van de vereniging met de leden en donateurs en met de leden onderling, het innen van contributies/donaties, de registratie van bevoegdheden en het voeren van een financiële administratie.

De rechtmatige grondslag ligt in het gerechtvaardigde belang van de administratie van de vereniging en het verenigingsleven en in de wettelijke verplichting tot het voeren van een administratie volgens BW 2:10.

De persoonsgegevens hebben wij van de leden en donateurs zelf ontvangen en worden niet aan derden verstrekt.

Verwijdering gegevens van Oud-leden/oud-donateurs
Bij beëindiging van het lidmaatschap of donateurschap worden de NAW gegevens bewaard voor eventuele reünie. De NAW gegevens in de financiële administratie worden bewaard tot 7 jaar na afloop van het boekjaar en daarna verwijderd. Overige gegevens worden verwijderd en wel direct na beëindiging van het lidmaatschap/donateurschap.

Hoe zit dat dan met foto’s?
Iedere sportvereniging heeft een gerechtvaardigd belang om foto’s van een wedstrijd of evenement te publiceren op de website. Zo ook OMNI skaters. Het kan voorkomen dat er tijdens een evenement fotografen van OMNI skaters rondlopen om dit vast te leggen. Deze foto’s kunnen gebruikt worden voor de openbare website, nieuwsberichten en Social Media van OMNI skaters.

Foto’s worden op dit moment niet meer gezien als bijzondere persoonsgegevens. Dit houdt echter in dat we niet zomaar een portretfoto van iemand mogen plaatsen in het openbare gedeelte van de site.

Om onderling contact te bevorderen kan dit wel in het gedeelte dat alleen voor leden toegankelijk is.

Wat mag er wel?
We mogen wel skeelerfoto’s plaatsen of teamfoto’s. Er worden geen complete namen genoemd. De foto moet dan wel van belang zijn voor de verslaglegging van de toertocht. Zomaar iemand uit het publiek fotograferen en op de website plaatsen mag dan weer niet zonder toestemming van die persoon.

Mag OMNI skaters zomaar alle foto’s plaatsen?
In principe mogen alle foto’s die een verslag leggen van een toertocht of een activiteit gebruikt worden op de website van OMNI skaters of in andere media. OMNI skaters let er wel op dat de geplaatste foto’s fatsoenlijk en gepast zijn.

Ik zie een bericht op de website staan waar ik niet heel blij van word. Wat kan ik doen?
Dat kan natuurlijk gebeuren. Stuur dan een e-mail naar de secretaris via het contactformulier en we zorgen ervoor dat het bericht zo snel mogelijk wordt aangepast of verwijderd.

Deze mogelijkheid wordt jaarlijks tijdens de algemene ledenvergadering onder de aandacht gebracht.

Mag iedereen zomaar foto’s maken bij   skaters?
Iedereen kan foto’s maken op de openbare weg. OMNI skaters kan niet  verantwoordelijk zijn voor de foto’s gemaakt door derden. Wel vragen we aan iedereen respect voor de privacy van een ander bij het plaatsen van foto’s op bijvoorbeeld privé Facebookpagina’s, Instagram of ander social media.

Aangestelde fotografen
Er zijn een aantal aangestelde fotografen die foto’s maken voor het archief van OMNI skaters. Zonder toestemming van de geportretteerden mogen zij deze foto’s niet publiceren op hun eigen website of andere media.

Contact
Als personen, van wie de gegevens volgens het bovenstaande worden verwerkt. het idee hebben dat hun persoonsgegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, dan kunnen zij contact op nemen met de secretaris van de OMNI Skaters via het contactformulier.

Mocht dit niet tot tevredenheid leiden dan is er nog de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Opgemaakt:
Alphen aan den Rijn, 9 Januari 2019